نکات اسباب کشی اداره در شرکت و اداره انواع فایل های مهم و محرمانه وجود دارد. دفاتر و سازمان ها مملو از تجهیزات گران قیمت مانند چندین کامپیوتر، تلفن، چاپگر، ویدئو پروژکتور، دستگاه های حضوری و غیره هستند. ! در حین جابجایی، تمام کارها حداقل با چند روز تاخیر انجام می شود. به همین دلیل توصیه در مورد جابجایی مبلمان اداری جدا از بیرون آوردن مبلمان از خانه است. با وجود این همه فایل خصوصی و ارزشمند و حساسیت بالای مبلمان، انتخاب یک شرکت معتبر و حرفه ای در اولویت قرار دارد. ما یک سری راه حل برای شما ارائه خواهیم کرد تا یک دفتر کار راحت داشته باشید که از مکانی به مکان دیگر جابجا می شود. با ما بمان.
اهمیت هماهنگی قبل از اسباب کشی اداری
اسباب کشی اداری باید یک سیاست جامع را اجرا کند. هماهنگی بین اعضای گروه یکی از نکات جابجایی دفتر می باشد. این هماهنگی باید به طور جامع بین افراد داخلی و ارتباطات خارج از سازمان انجام شود. بنابراین، اعضای داخلی سازمان شامل کارکنان گروه و ارتباطات خارجی شامل مشتریان، ارباب رجوع و سایر ادارات و ارگان‌های همکار است.
گاهی ممکن است به دلیل عدم هماهنگی بین دستگاه ها در دوره جابجایی اداری مشکلاتی پیش بیاید. به نحوی که:
در حین جابجایی، دسترسی به سیستم ها وجود ندارد و تمامی افراد سازمان مشغول جمع آوری یا حمل اقلام موجود هستند و انجام امور به صورت روزمره امکان پذیر نیست.
همچنین اگر کارکنان شرکت از قبل آمادگی لازم را نداشته باشند دچار سردرگمی می شوند و این به ضرر شرکت و سازمان است.
عدم هماهنگی با شرکت ها و مشتریان مرتبط می تواند قبل و بعد از اسباب کشی و جابجایی به مکان جدید دردسرساز شود.
داشتن برنامه از پیش آماده شده و هماهنگی لازم بین کارکنان یکی از نکات اصلی در جابجایی اداری می باشد. کارمندان و مشتریان باید از تغییراتی که در آینده رخ می دهد آگاه باشند تا آسیبی به عملکرد شرکت و خدمات روزمره سازمان وارد نشود. از آنجایی که کارکنان و مشتریان اعتبار یک شرکت هستند، نتیجه این موضوع بسیار مهم است.
بهترین زمان برای برنامه ریزی انجام اسباب کشی ادرات
پاسخ به این سوال کمی پیچیده است. بسته به اندازه شرکت و دفتر، زمان شروع حرکت متفاوت است. معمولاً بهتر است سه ماه قبل از نقل مکان در دفاتر متوسط برنامه ریزی کنید.
مراحل و نکات اسباب کشی اداره
از قبل در مورد هماهنگی و برنامه ریزی به شما گفتیم. اما این برنامه ریزی شامل چه مواردی می شود و در حین حرکت چه نکاتی را باید رعایت کرد.
تنطیم برنامه و آگاهی کارمندان
ابتدا فهرستی از تمام کارهایی که باید در روز جابجایی انجام دهید تهیه کنید. متناسب با این لیست سیاست گذاری لازم را انجام دهید و در اختیار کارکنان شرکت قرار دهید. کارمندان باید از کار و روز دقیق اسباب کشی مطلع باشند. ممکن است از کارمندان خواسته شود که در روز جابجایی مرخصی بگیرند. به این ترتیب کارهای مربوط به بسته بندی و اسباب کشی با حوصله و دقت بیشتری انجام می شود.
از طرف دیگر، شرکت پست و سایر بخش های مرتبط به قبوض را از تغییر مکان مطلع کنید.
ارائه دستورالعمل مشخص به کارمندان
این حرکت مربوط به تمام افراد شرکت است. شما و سایر کارکنان باید در این امر نقش داشته باشید. پس از برنامه ریزی و تعیین سیاست لازم، به کارمندان دستور دهید و نحوه جمع آوری اسناد و ایمن سازی آنها را به آنها بگویید. چه فایل ها و اسنادی باید با هم بسته بندی شوند و چه پرونده ها و اسنادی باید از هم جدا شوند. توجه به این نکته ضروری است که افراد مورد اعتماد باید به فایل های محرمانه دسترسی داشته باشند.
آماده کردن جعبه و کارتن مدتی قبلی از اسباب کشی ادارات
شباهت اسباب کشی اداری و اسباب کشی منزل، استفاده از جعبه های مخصوص مبلمان است. جعبه ها و کارتن ها را مدتی قبل از حرکت آماده کنید تا مجبور نباشید در روز جابجایی خانه به خانه دنبال جعبه باشید. یکی از نکاتی که هنگام جابجایی یک دفتر باید رعایت شود، ایجاد یک آمادگی اولیه و جامع است. بنابراین تعداد کارتن ها و جعبه ها را با توجه به سایز وسایل و برنامه ریزی قبلی تخمین بزنید و بیشتر از تعداد جعبه های مورد انتظار خریداری کنید.
در برخی کشورها، جعبه‌های پرونده و فایل‌های اداری ویژه‌ای وجود دارد که کارمندان و کارکنان می‌توانند از آنها برای انتقال فایل‌ها و پوشه‌ها استفاده کنند. این جعبه ها Tote نام دارند. اگر به این نوع جعبه ها دسترسی ندارید، بدون شک می توانید جعبه ها و کارتن های زیادی را در انبارهای اداری خود بیابید. اگر این جعبه ها ضعیف هستند، فایل های مهم یا موارد سنگین و حساس را در آن قرار ندهید. برای اسباب کشی از جعبه و کارتن جابجایی اثاثیه که به صورت سه لایه و پنج لایه موجود است استفاده کنید. در صورت نداشتن تجهیزات جابجایی می توانید این موضوع را با شرکت باربری در میان بگذارید و مواد بسته بندی با کیفیت را از شرکت خریداری کنید.
بیرون آوردن فایل و پوشه‌ها چند روز قبل از اسباب کشی
یکی از نکاتی که هنگام جابجایی لوازم اداری باید به آن توجه داشته باشید، تعیین زمان دقیق انتقال فایل ها و پوشه ها است. بنابراین قبل از رسیدن روز جابجایی، فایل‌ها و پوشه‌های خود را از جای خود خارج کرده و آماده کنید. فایل‌هایی را که می‌دانید هر روز به آنها نیاز دارید، نزدیک خود و در دسترس نگه دارید. فایل ها و آرشیوهایی که به ندرت استفاده می شوند را در کشوها قرار دهید. این دسته یکی از نکات اسباب کشی اداری است. اگر تجهیزات بسته بندی ندارید، این موضوع را با شرکت حمل و نقل در میان بگذارید تا به هر تعداد کارتن و جعبه در اختیار شما قرار دهند. شرکت باربری خونه بار این تجهیزات بسته بندی را با بهترین کیفیت ارائه می دهد.
مشخص کردن محتویات کارتن و جعبه‌های اسباب کشی
به برنامه ای که قبلا آماده کرده اید نگاه کنید. در حین جابجایی اداری چه وسایلی باید جابجا شوند؟ چه عناصری باید در کنار هم قرار گیرند؟ از تجهیزات اداری گرفته تا مبلمان. حتی اقلام کوچک را در نظر بگیرید. روی کارتن ها حتما برچسب بزنید و در صورت وجود اقلام شکننده کلمه شکننده را بنویسید. اگر محتویات یک جعبه متعلق به شخصی است یا مربوط به مسائل خاصی است، متن مناسب را روی جعبه درج کنید. یکی از نکات جابجایی دفتر این است که فایل هایی را که قرار است منتقل شوند و محتویات آن در هر جعبه قرار داده شود، ثبت کنید. محل قرار دادن هر اقلام در کدام کارتن را یادداشت کنید یا از کارمندان خود بخواهید این کار را انجام دهند.
یکی از مزایای قرار دادن اطلاعات در هر جعبه این است که اگر به مکان جدیدی نقل مکان کنید، سردرگم نخواهید شد. می توانید محل جعبه و محتویات آن را در اسرع وقت تعیین کنید. اگر همه چیز طبق برنامه پیش برود، یک حرکت سریع و آسان ایده آل است.
دقت در بسته بندی لوازم کامپیوتری و الکترونیکی
یکی از مهم ترین نکات در جابجایی دفتر، توجه به سلامت و ایمنی در حمل و نقل رایانه و وسایل الکترونیکی از جمله رایانه، چاپگر و اسکنر است. زیرا در صورت آسیب فیزیکی به این عناصر، علاوه بر ضرر مالی، امکان از دست رفتن اطلاعات نیز وجود دارد. بدون شک یک سری اطلاعات محرمانه یا ضروری در رایانه های این شرکت وجود دارد که در صورت عدم توجه به ایمنی کالا در معرض خطر قرار خواهند گرفت. حتماً در این مورد با مدیر IT اطلاعات شرکت خود مشورت کنید تا در صورت نیاز، پشتیبانی BACKUP دریافت شود.
مواردی مانند مانیتور امروزه به صورت LED ساخته می شوند و در صورت آسیب فیزیکی به صفحه نمایش مانند قبل عمل نمی کند و در دراز مدت شاهد کاهش کیفیت تصویر خواهید بود. لوازم جانبی مانند کیس، کیبورد، مانیتور، فکس، اسکنر و غیره. در جعبه خودت بگذار بهتر است وسایل حساس کامپیوتری را با نایلون حباب دار بپوشانید و پس از قرار دادن در جعبه بسته بندی مقداری فوم و پلاستیک داخل جعبه قرار دهید تا از نیروی ضربه کاسته شود.
البته به یاد داشته باشید که در صورت انتخاب یک شرکت حمل و نقل استاندارد و داشتن پرسنل باربری مجرب، احتمال آسیب دیدن اقلام تقریبا به صفر خواهد رسید. در صورتی که انجام چنین کارهایی برای کارکنان اداری و سازمانی زمان بر است، می توانید برای خدمات بسته بندی شرکت باربری خونه بار حساب ویژه ای باز کنید. کارکنان این شرکت از زمینه کاری خود و نکات جابجایی اثاثیه اداری و منزل آگاه هستند.
آماده کردن اداره یا سازمان جدید
مدتی قبل از روز اسباب کشی، به مکان جدید بروید و از سالم بودن سیستم های سرمایشی و گرمایشی اطمینان حاصل کنید.
مطمئن شوید که دفتر جدید نیازی به تعمیر ندارد.
اگر در محل جدید چیزی خراب شد، حتماً از قبل این گونه مشکلات را برطرف کنید تا در روز نصب و جابجایی، مجبور به تعمیر وسایل نباشید! .
تعمیرات باید در روزی انجام شود که کل دفتر و سازمان خالی است.
نظافت برای روز اسباب کشی نیست، بلکه برای چند روز قبل از اسباب کشی اداری است.
اگر پس از نقل مکان به مکان جدید مشغول تمیز کردن کف و سقف هستید یا اگر تعمیری در حال انجام است، هم شما و هم سایر افراد گیج می شوند و حرکت دفتر به کندی پیش می رود.
مکان جدید و ارتباطات محلی آن را بشناسید. مکان هایی مانند پارکینگ، پیک، تاکسی تلفنی، رستوران و…
مشخص کردن محل استقرار واحدهای مختلف در محل جدید
تصور کنید که اسباب کشی جابجا شده است و اکنون زمان انتقال مبلمان و جعبه ها به دفتر جدید است! . سوال این است که کدام جعبه را در کدام قسمت دفتر قرار دهیم؟ آیا کارمندان می دانند که در کدام بخش کار خواهند کرد؟ جعبه مدارک و پرونده های کارمند ایکس در کدام اتاق یا کدام طبقه قرار گیرد؟
خواهی دید؟ تعیین محل واحدهای مختلف قبل از استقرار در محل جدید یکی از نکات مهم جابجایی اداری می باشد. تعیین محل واحدهای مختلف در محل جدید یکی از نکاتی است که در زمان جابجایی اداره می باشد.
قبل از انتقال اثاثیه به مکان جدید، از موقعیت مکانی واحدها و کارمندان مختلف اطمینان حاصل کنید.
اطلاعات لازم را در مورد مکان جدید به کارمند منتقل کنید. از جمله آدرس،رفت و آمد، محل پارکینگ و…
اگر کارمندان محل کار خود را بدانند و واحدهای مختلف تعریف شده باشد، کارگران حمل و نقل می دانند که کدام دستگاه یا جعبه را در کدام قسمت از مکان جدید قرار دهند.
روز اسباب کشی اداری
پس از آماده سازی مکان قدیم و جدید، در روز اسباب کشی، همه چیز را به شرکت باربری مورد اعتماد خود بسپارید. اگر چیزی در ذهن دارید که به یکی از کارگران باربری بگویید، حتما آن را بگویید. اثاثیه شما با خیال راحت و ایمن به مقصد منتقل می شود.
بعد از انتقال اثاثیه و انجام هماهنگی‌های لازم
این اساس بخش ارتباطات است. پس از تعیین واحدها در دفتر جدید، ابتدا سعی کنید سیستم ها را راه اندازی کنید. با راه اندازی این اتوماسیون اداری سایر موارد مانند آب آشامیدنی به سرعت تکمیل می شود. سریعتر از آنچه فکر می کردید. از طرفی امکان راه اندازی این سیستم یکپارچه در محیط خصوصی نیز وجود دارد.
در همین حال، پیوندهای خود را به عنوان یک ساکن جدید یک مکان جدید تقویت کنید. دفاتر پست، پیک، پارکینگ، تاکسی تلفنی، رستوران و سایر خدمات محلی را در منطقه جستجو کنید.
آدرس جدید را حتما در اکانت و وب سایت شبکه اجتماعی سازمان درج کنید.
جهت اسباب کشی به صفحه اصلی باربری خونه بار مراجعه فرمایید
بدون دیدگاه